Les coulisses de l’ASEM (1/3)
Le 8ème Sommet de l’ASEM (Asia-Europe meeting) se déroulera ces 4 et 5 octobre 2010. Ce Sommet se tient tous les deux ans, tantôt en Asie, tantôt en Europe. Il s’agit sans conteste de l’événement le plus important organisé dans le cadre de cette présidence. Il est un aspect de cette rencontre dont peu de gens vous parleront : son organisation. En pratique, qu’est-ce qu’un tel Sommet implique en termes de préparatifs ?
Pour répondre à cette question, nous sommes allés à la rencontre de Régine Vandriessche, Directeur de la Cellule Logistique du SPF Affaires étrangères pour la présidence belge du Conseil de l’UE. Elle a gentiment accepté de nous faire pénétrer dans les coulisses de l’ASEM.
La Belgique, en tant qu’Hôte du Sommet, mobilise toutes ses forces
En tant qu’Etat Hôte du Sommet, la Belgique est en charge de l’organisation pratique, protocolaire et sécuritaire de l’événement. C’est dire que de nombreux acteurs publics sont partie au projet.
Le SPF Affaires étrangères, tout d’abord, qui est chargé de piloter son organisation. Mais également tous les services belges responsables de la sécurité des grands événements et de la protection des personnalités : la Sûreté de l’État (en charge de la protection de personnalités menacées) ; les services d’analyse de la menace terroriste, chargés de déterminer le niveau de protection à appliquer à l’événement et aux diverses personnalités qui y participent ; la Police fédérale, qui fournira les escortes.
La police de Bruxelles jouera un rôle central dans ce dispositif et ceci à un double titre : tout d’abord l’information et l’aide aux citoyens qui, malgré les restrictions d’accès à certaines rues et places de Bruxelles, doivent pouvoir vaquer à leurs occupations ; ensuite, la mise en place et le contrôle d’une zone de sécurité autour des lieux du Sommet.
L’Europe et l’Asie se rencontrent et dialoguent
Le Sommet de l’ASEM réunit, d’une part, les 27 États membres de l’UE et, d’autre part, la plupart des pays d’Asie.
Les Présidents ou Premiers Ministres des Etats membres de l’UE sont des « habitués » de Bruxelles, qu’ils fréquentent plusieurs fois par an à l’occasion des Conseils européens. Ils ont par conséquent eu à maintes reprises l’occasion de se familiariser avec les pratiques belges en matière de sécurité et d’encadrement protocolaire. Pour eux – comme pour leurs Ambassades à Bruxelles -, de ce point de vue, la participation à l’ASEM relève donc en quelque sorte de la « routine ». À la seule différence que, cette fois, ils ne se réuniront pas dans le bâtiment du Conseil de l’UE.
La venue à Bruxelles d’un Président ou d’un Premier Ministre d’un pays asiatique est, au contraire, tout sauf de la routine. Cet événement représente pour les ambassades établies à Bruxelles un enjeu de taille et un très important travail de préparation.
« Concrètement, cela représente pour l’équipe d’organisation et les collègues en charge de la sécurité, un grand nombre de réunions, de visites préliminaires des lieux du Sommet, et des centaines de questions, parfois très détaillées. Certaines interpellent parfois et font sentir des différences de culture ou de perception. », nous confie Régine Vandriessche.
Tout prévoir… jusque dans les moindres détails !
Lorsque l’on coordonne l’organisation d’un tel Sommet, il s’agit d’essayer ( !) de ne rien oublier. « Quels seront les menus servis aux Chefs d’État et de Gouvernement lors de leur séjour en Belgique ? » Les habitudes et coutumes alimentaires diffèrent sensiblement d’une personnalité à l’autre. « L’eau doit-elle être servie à température ambiante ? Avec ou sans glaçons ? ». Des questions plus protocolaires aussi : « à côté de qui le chef de telle délégation sera-t-il assis ? À côté de qui sera-t-il placé lors de la photo de famille ? De manière générale, on remarque que les questions d’ « image » sont extrêmement importantes.
L’aménagement des lieux de réunions nécessite également la mobilisation de tous les talents, au sein du SPF Affaires étrangères et en dehors. Qui dit aménagement, dit choix du mobilier et des solutions techniques à retenir. En matière de transmission des débats par exemple : utilisera-t-on les grands ou les petits écrans ? Quel type de transmission audio ? Le système infrarouge ? Un autre ?
Qui dit aménagement, dit aussi passation de marchés publics, avec leur lot de longues et minutieuses procédures. On le remarque, le degré de détail dans la planification et l’anticipation est là encore très élevé !
L’organisation d’une telle rencontre nécessite également de faire preuve de compétences pointues en matière de coordination. Pour l’aménagement des lieux, par exemple, il s’agit de faire cohabiter un ensemble d’acteurs (entreprises, etc.). Il faut à la fois pouvoir être chef de chantier, architecte, décorateur, technicien…et rester optimiste en toutes circonstances !…
Lorsque l’on pénètre les coulisses de l’ASEM et que l’on prend conscience de l’ampleur des préparatifs et des réflexions à mener en amont de ce Sommet, on comprend tout de suite mieux pourquoi l’organisation de cette rencontre a nécessité 18 mois de travail intensif ! Déterminer les lieux de cette rencontre, leur aménagement ; le scénario de la réunion ; prendre le temps de créer le réseau de contacts nécessaires ; établir un système de communication qui garantisse la confiance entre tous les acteurs concernés par son organisation, de manière à ce que chacun puisse trouver un certain plaisir à œuvrer dans le sens du meilleur déroulement possible du Sommet.
Dans les jours qui suivent, nous continuerons à vous faire visiter les « coulisses » de l’ASEM en compagnie de Régine Vandriessche. Nous nous concentrerons sur une série d’aspects spécifiques, de détails auxquels peu de personnes songeraient au premier abord, qui relèvent de l’expérience mais qui garantissent, chacun à leur façon, le déroulement optimal d’un Sommet tel que celui de l’ASEM.
Si vous souhaitez bénéficier de plus amples informations quant au fond des dossiers qui seront abordés lors du Sommet de l’ASEM, vous pouvez consulter le site web www.asem8.be.
